Класи офісного паперу і її характеристики
Незважаючи на те, що від вибору офісного паперу безпосередньо залежить термін служби оргтехніки в організації і якість друкованої продукції, багато співробітників компаній не приділяють належної уваги даному питанню. У даній статті ми розповімо, які існують класи офісного паперу, її характеристики і переваги.
З даної статті ви дізнаєтеся:
- ніж важлива правильність вибору офісного паперу;
- основні характеристики паперу;
- які існують класи офісного паперу.
Залежно від діяльності організації, вибір офісного паперу може зіграти чималу роль. Від цього безпосередньо залежить якість поліграфічної продукції, тривалість терміну зберігання документів, якість служби оргтехніки і навіть ділова репутація організації. Саме тому так важливо не помилитися при виборі класу офісного паперу.
Наслідки невдалого вибору офісного паперу
Багато керівників і співробітники помилково вважають, що вибір офісного паперу обмежується лише її вартістю, при цьому найбільш популярним думкою вважається те, при якому тим краще папір, чим нижче її ціна. Однак це в корені невірний підхід, який може привести до виникнення різних проблем. Давайте розглянемо ці наслідки докладніше.
Вихід з ладу оргтехніки. У кожній організації є мінімальний набір оргтехніки для виготовлення та друку різних документів. При цьому слід знати, що термін служби тих же принтерів обчислюється кількістю 
надрукованих сторінок. Однак цей термін може стати помітно коротше при використанні неякісної паперу. Занадто тонка або занадто щільний папір може стати причиною регулярних несправностей. У кращому випадку виправити їх можна самостійно, витративши тим самим час, нерви і витратні матеріали. У гіршому подібні проблеми приведуть до дорогого ремонту або необхідності придбання нової техніки.
Значне скорочення терміну зберігання документів. Якщо проблеми з оргтехнікою можна вирішити, то збільшити термін служби документів, створених з використанням неякісної паперу, не представляється можливим. Незалежно від того, наскільки добре організовано архівне зберігання у вашій організації, папір низької якості (з низькою щільністю або вологістю) може дуже швидко стати причиною псування важливих документів. Нагадаємо, що подібні помилки можуть загрожувати організації як адміністративним, так і кримінальним покаранням.
Невдоволення клієнтів. Рекламна продукція низької якості (листівки, буклети, флаєри) не тільки не викликає інтерес, але, навпаки, відштовхує потенційного клієнта. Використання низькоякісного паперу в даному випадку може зіграти злий жарт: не варто економити на таку "дрібницю", коли мова йде про великих вкладеннях в рекламну кампанію. У цьому випадку реклама може стати антирекламою. Крім того, якщо діяльність вашої організації пов'язана з печаткою і поліграфією, то економія на папері в даному випадку може призвести до втрати клієнтів.
Погана ділова репутація. Листи та запрошення, оформлення на дешевому папері можуть сформувати про вашу компанію не найкраще думку. Тому відправляючи партнерам або важливим клієнтам будь-які листи варто пам'ятати про діловому стилі і іміджі всієї компанії.
характеристики паперу
Головне, на що слід звернути увагу при виборі офісного паперу - це її щільність. Занадто тонкий папір буде менш стійка до механічних пошкоджень і її термін служби буде значно менше, ніж у папери з більшою щільністю. Більш того, при друку такий папір частіше рветься і застряє в принтерах, що також приносить певні незручності. Тому рекомендуємо вибирати папір з щільністю 80-95 г / м2. Така щільність є ідеальною, як для друку, так і для рукописного тексту.
Наступний важливий критерій вибору офісного паперу - її гладкість. Більш гладка папір здатна більш чітко передавати тонкі лінії і позначення при друку різних зображень. Тому, якщо вам необхідна хороша папір для високоякісного друку, то показник її шорсткості повинен перебувати в інтервалі 150-200 мл / хв. Далі слід приділити увагу білизні паперу. Відзначимо, що целюлоза сама по собі має жовтуватий відтінок, тому сяюча білизною папір говорить про те, що для її виготовлення були використані хімічні відбілювачі. В даному випадку рекомендуємо віддавати перевагу сортам, відбілювання яких проводилося без використання хлору, так як він дуже отруйний і має властивість накопичуватися в організмі.
Класи офісного паперу
Офісний папір прийнято поділяти на три класи: А, В С. Ця класифікація показує, з якою оргтехнікою папір сумісна і яка якість друку здатна забезпечити. Клас С - нижчий клас офісного паперу. Це найбільш економічний папір призначена в основному для чорно-білого друку і копіювання.
Клас В - цей папір має поліпшеними характеристиками. Підходить для кольорового копіювання та друку на лазерних і струменевих принтерах. Оптимальна для повсякденного використання, крім тих випадків, коли техніка призначена для роботи зі спеціальними видами паперів.
Клас А - папір класу «преміум» з найкращими характеристиками. Її використання гарантує найвищу якість друку, в тому числі і кольоровий, сумісність з будь-офісною технікою. Рекомендується застосовувати для друку документів представницького класу, рекламних матеріалів, презентацій.
Рекомендуємо матеріали по темі:
- Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно
- Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ
- Перші етапи діловодства в організації