Оформлення особової справи співробітника

1. Вимоги до оформлення особової справи
2. Оформлення обкладинки особової справи
3. Порядок формування особової справи
4. Які документи включають до складу особової справи співробітника?
5. Оформлення опису особової справи співробітника
6. Обов'язкові реквізити опису
7. Оформлення особової справи в архів
8. Зберігання та систематизація особистих справ
9. Передача особових справ в архів

Оформлення особової справи співробітника не є обов'язковою для роботодавця процедурою. Виняток становлять державні установи. Якщо повна інформаційна база про кадровий ресурсі необхідна компанії, ведення особистих справ буде доцільним. Даний комплекс документів містить вичерпну інформацію про трудову діяльність працівників. Як правильно оформити особисту справу - читайте в нашій статті.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• які вимоги потрібно дотримуватися при оформленні особової справи?
• який порядок формування особової справи?
• як проходить зберігання і оформлення особистих справ в архів?

Вимоги до оформлення особової справи

Особиста справа співробітника - це добірка документації, що відображає його трудову діяльність. Формування особової справи обов'язково для державних установ федерального і муніципального рівня. До нормативній базі, яка регламентує цей процес, відносяться федеральні закони про держслужбу, а також ГОСТи 51141-98 ( «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення») і 17914-17 ( «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Технічні умови»).

Для інших організацій оформлення персональних справ не обов'язково. Проте, багато компаній вважають цей метод зберігання кадрової інформації доцільним. В такому випадку кадровий облік і порядок діловодства регламентуються локальними нормативними актами.

Оформлення обкладинки особової справи

Процедура оформлення особових справ працівників або досьє на увазі збір офіційної документації відносно співробітника і формування з неї підшивки з описом. Персональна справа є документом тривалого зберігання. Воно повинно знаходитися в цельнокартонной обкладинці, яка грає роль титульного аркуша. Вимоги до оформлення обкладинки персональної справи регламентуються ГОСТом 17914-72 від 17.07.1972.

На обкладинці розташовують такі елементи.

1. Відступ під штамп державного архіву;
2. Найменування компанії і структурного підрозділу;
3. Індекс за номенклатурою справ, номер справи;
4. Тема (ПІБ співробітника);
5. Дати відкриття і закриття справи (працевлаштування та звільнення);
6. Кількість листів після опису (максимум 250);
7. Термін зберігання ;
8. Дата здачі в архів;

Порядок формування особової справи

Оформлення особової справи працівника відбувається відразу після працевлаштування. У деяких недержавних організаціях заводять персональні досьє тільки на членів керівної ланки і матеріально відповідальних співробітників. Разом з тим, в переважній своїй більшості компаній досьє заводиться на кожного члена колективу.

Порядок формування особової справи співробітника затверджується локальним нормативним актом , Що регулює кадровий облік в компанії. За оформлення та зберігання справ відповідає відділ кадрів. Папка досьє не припиняє поповнюватися протягом усієї трудової діяльності співробітника. Дотримуючись хронологічний порядок, в неї поміщають пов'язану з ним документацію.

Персональна справа не повинно об'єднувати документи тимчасового і постійного зберігання. Останні зручніше замінити копіями, для виключення ризику втрати оригіналу. Документи не повинні дублюватися, тобто для кожного з них досить одного примірника. Всі додатки до документації слід помістити в одну з нею папку. Товщина справи не може перевищувати 4 см.

Які документи включають до складу особової справи співробітника?

Затверджений на рівні компанії порядок оформлення особових справ регламентує перелік обов'язкових документів, які підшиваються в досьє. В основному, в цей список потрапляє документація тривалого зберігання (до 75 років). Це документи, що пред'являються перед прийомом на роботу, що підтверджують факт працевлаштування і виникають в процесі роботи людини в компанії.

У персональному справі можуть зберігатися:

• Світлина;
• особова картка (форма Т-2);
• заява про прийом на роботу;
• заповнена анкета;
• копії паспорта, ІПН, СНІЛС, посвідчення водія, військовий квиток;
• копії дипломів, сертифікатів, посвідчень про підвищення кваліфікації і т.д .;
• характеристика від минулого роботодавця;
• копія наказу про прийомі на роботу ;
• копія трудової угоди;
• копія посадової інструкції;
• опис;

При оформленні особистих справ звільнених співробітників в папку підшивається копія заяви про звільнення і копія відповідного наказу. Якщо у роботодавця з'являється необхідність розголошення персональних даних підлеглого, він повинен отримати його згоду і додати його до решти документів.

Оформлення опису особової справи співробітника

В опис персонального справи включають все що містяться в ньому документи. Її підшивають в папку першої і поступово заповнюють протягом усієї трудової діяльності співробітника. Оформлення внутрішнього опису необхідно для обліку включеної в справу документації.

Обов'язкові реквізити опису

1. Назва документу;
2. ПІБ співробітника;
3. № з обліку персональних справ;
4. Індекс за номенклатурою справ;
5. Дата видачі;
6. Найменування;
7. Номер листів по внутрішній нумерації;
8. Дата включення;
9. Примітка;
10. Загальна кількість документів і листів;
11. Підпис відповідальної особи;
12. Дата.

У разі звільнення працівника, його справа підлягає закриттю. Всі документи витягують з папки, прошивають, оформляють лист-засвідчувач. Він містить дані про загальну кількість сторінок і фіксує зміни складу досьє і його стану.

Оформлення особової справи в архів

Порядок оформлення особових справ має на увазі їх сувору конфіденційність. Доцільно розробити захищену систему зберігання і виключити доступ до неї сторонніх осіб. Роботодавець зобов'язаний захищати власну інформаційну безпеку.

Зберігання та систематизація особистих справ

Після формування особової справи воно постійно перебуває в кадровій службі організації. Досьє працюючих фахівців зберігаються у відділі кадрів. Справи тих, хто звільнився з компанії або вийшов на пенсію, - в архіві компанії. Персональні справи і трудові книжки необхідно зберігати окремо.

Для захисту конфіденційних документів роботодавцю необхідно обладнати безпечну систему зберігання і регламентувати доступ в неї. Як правило, право доступу до конфіденційної кадрової документації мають лише відповідальні особи і керівники відділів.

Для зручності досьє групують по структурним підрозділам організації. Усередині такої групи здійснюється номерна або алфавітна класифікація папок. Доцільно оформлення журналу реєстрації або реєстру персональних справ співробітників, до якого вносяться відомості про всі завданнях досьє.

Скачайте документи по темі:

Передача особових справ в архів

Термін зберігання персональної справи відраховується з моменту його передачі в архів. Для звичайних працівників він становить 75 років, а для керівних посад може бути продовжений. Терміни регламентуються законодавчими нормативно-правовими актами

Оформлення особової справи в архів здійснюється не пізніше 12 місяців з моменту звільнення співробітника або його виходу на пенсію. Першим в папку поміщають заява працівника на звільнення. Листи підшивають, постачають описом і поміщають в картонну папку. Допустима кількість листів - не більш 250.

Для оформлення передачі справи в архів складається передавальний відомість. Для неї існує уніфікована форма ГУ-41. Графи відомості містять наступну інформацію: номер справи, його індекс по номенклатурі, заголовок, дату передачі, загальна кількість аркушів у папці і окреме число по кожному досьє, термін зберігання, примітки.

Незважаючи на те, що оформлення особової справи співробітника - це не обов'язкова процедура для роботодавця, наявність повної інформації про підлеглих значно спрощує роботу відділу кадрів. Система персональних досьє дозволяє легко знаходити необхідну інформацію про конкретний працівника і своєчасно вносити до неї зміни і уточнення. Роботодавець повинен пам'ятати про те, що всі дані співробітника є суворо конфіденційними, охороняються федеральним законом "Про персональні дані" і не можуть бути розголошені без згоди підлеглого.

Обкладинка особової справи співробітника

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Анкета з особової справи

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Рекомендуємо матеріали по темі: